مكتب إدارة المشاريع الذي لا يؤثر في القرارات مجرد إدارة بريد إلكتروني باهظة التكلفة

قد تنفق المؤسسة ملايين الجنيهات على مكتب لإدارة المشاريع، ثم تكتشف أنها اشترت جهازًا متطورًا لإنتاج التقارير، دون أن تشتري قدرة أفضل على اتخاذ القرارات.

تخيّل اجتماعًا شهريًا لمراجعة محفظة المشروعات. تظهر أمام مجلس الإدارة عشرات الشرائح الملونة، ومؤشرات الأداء، ونسب الإنجاز، وقوائم المخاطر. بعض المشروعات باللون الأخضر، وبعضها بالأصفر، وقليل منها بالأحمر.

يخرج الجميع بانطباع مريح: الأمور تحت السيطرة.

لكن خلف هذه الشاشات توجد مشروعات تتنافس على الموارد نفسها، وقرارات متأخرة منذ أسابيع، وأولويات متناقضة بين الإدارات، ومديرو مشروعات لا يستطيعون حل المشكلات لأن صلاحياتهم لا تسمح بذلك.

هنا يصبح السؤال: ماذا أضاف مكتب إدارة المشاريع غير توثيق ما يعرفه الجميع؟

أعرف أن هذا الطرح سيزعج كثيرًا من العاملين في مكاتب إدارة المشاريع، ولذلك يجب أن نفرق بين وظيفة التقارير وبين القيمة المؤسسية للمكتب.

التقارير مهمة. ولا يمكن إدارة محفظة مشروعات دون معلومات موثوقة ومنهج واضح للمتابعة. لكن التقرير وسيلة، وليس المنتج النهائي للمكتب.

القيمة تبدأ عندما تساعد المعلومات القيادة على اتخاذ قرار أفضل في الوقت المناسب.

فإذا كان مشروعان يتنافسان على المورد نفسه، من يملك حق حسم الأولوية؟ وإذا استمر مشروع في استهلاك الميزانية دون تحقيق مبرراته الاقتصادية، من يملك صلاحية التوصية بإيقافه؟ وإذا كانت عشرات المشروعات تعمل بالتوازي وتتجاوز الطاقة الحقيقية للمؤسسة، من يستطيع أن يقول للإدارة: لا يمكن تنفيذ كل شيء الآن؟

لا يشترط أن يمتلك مكتب إدارة المشاريع السلطة النهائية لإيقاف المشروعات. هذه السلطة قد تكون لدى لجنة استثمار أو قيادة تنفيذية. لكن المكتب الفعال يجب أن يمتلك على الأقل القدرة المؤسسية على كشف التعارضات، ورفع التوصيات، وتوضيح تكلفة عدم اتخاذ القرار، ومتابعة تنفيذه.

المشكلة الأعمق هي أن بعض المؤسسات تنشئ مكتب إدارة المشاريع حتى تبدو أكثر نضجًا، بينما ترفض منحه التفويض اللازم للتأثير في القرارات.

وعندما يفشل المكتب في تغيير النتائج، تتهمه المؤسسة بالبيروقراطية التي ساهمت هي نفسها في صناعتها.

من منظور تجربة العميل، قد يكون ثمن هذا الخلل أكبر من تكلفة المكتب نفسه. فالمشروع الذي يتأخر بسبب قرار لم يُحسم قد يعني خدمة لم تصل، أو منتجًا لم يُطلق، أو مشكلة تستمر في إزعاج العملاء.

أرى أن نجاح مكتب إدارة المشاريع يجب أن يُقاس بالقرارات التي ساعد على تحسينها، والتعارضات التي كشفها مبكرًا، والقيمة التي حماها؛ وليس بعدد التقارير التي أصدرها.

وإذا كان بوسع المؤسسة حذف مكتب إدارة المشاريع دون أن يتغير شيء في جودة قراراتها، فالسؤال الحقيقي ليس عن ضرورة تحسين المكتب، وإنما عن مبرر وجوده بصورته الحالية.